10 strategi teratas untuk menangani kendala waktu proyek (dengan alat)

Kendala adalah batasan, satu set batas di mana Anda harus bekerja.

Kebanyakan orang akan melihat kendala sebagai negatif, mengekang apa yang dapat Anda capai.

Dalam manajemen proyek, yang sebaliknya bisa benar.

Bayangkan jika Anda memiliki waktu tak terbatas untuk mengembangkan fitur. Anda tidak akan pernah selesai mengutak -atiknya!

Tanpa kendala pada ruang lingkup proyek, Anda akan didorong dan ditarik ke segala arah, secara signifikan mempengaruhi fokus Anda. Tanpa kendala sumber daya, alur kerja Anda mungkin tidak dioptimalkan untuk efisiensi atau produktivitas.

Kendala proyek memungkinkan efisiensi dan efektivitas, membantu tim memberikan perangkat lunak dalam peningkatan kecil. Berbagai jenis kendala memiliki dampak yang berbeda pada hasil proyek.

Mari kita lihat mereka satu per satu.

Kendala rangkap tiga dari manajemen proyek

Proyek khas dapat menghadapi tiga jenis kendala: waktu, biaya, dan ruang lingkup. Ini umumnya dikenal sebagai kendala triple. Mereka juga dikenal sebagai Segitiga Manajemen Proyek, Segitiga Besi, atau Segitiga Proyek.

1. Kendala Lingkup

Lingkup ini mengacu pada fitur atau fungsi produk yang telah disetujui tim untuk mengirimkan atau tugas -tugas yang telah diselesaikan oleh tim proyek untuk diselesaikan.

Ini menguraikan apa yang perlu dilakukan dan pada kualitas apa. Lingkup proyek biasanya juga menentukan waktu dan biaya.

Lingkup proyek yang baik memberi tim pengembangan kejelasan dan kebebasan untuk membangun perangkat lunak. Yang buruk memungkinkan lingkup merayap dan melempar tim keluar dari jalur.

2. Kendala Biaya

Kendala biaya adalah anggaran, menempatkan batasan sumber daya keuangan. Ini bisa mencakup beberapa hal. Misalnya, tim pengembangan perangkat lunak yang gesit dapat memiliki kendala pada biaya proyek berikut.

• Gaji tim
• Peralatan seperti laptop, server, dll.
• Tunjangan dan biaya perjalanan
• Perangkat lunak atau alat otomatisasi apa pun yang diperlukan untuk penyelesaian proyek

Kendala biaya yang efektif memastikan pengembalian investasi (ROI) dan hasil bisnis. Yang buruk membuat semua orang didemotivasi dan ditahan.

3. Kendala Waktu

Batas waktu yang berlaku untuk suatu proyek. Dengan kata lain, tenggat waktu. Batasan waktu diterapkan dalam bentuk tenggat waktu untuk setiap tugas, tonggak sejarah, dan seluruh proyek.

Kendala waktu yang wajar memungkinkan tim untuk membangun produk bagus yang memenuhi semua kriteria penerimaan. Kendala waktu yang tidak masuk akal atau tenggat waktu yang ketat akan memaksa tim untuk mengambil jalan pintas dan membangun produk berkualitas rendah, menumpuk hutang teknis.

Dari trifecta kendala yang membuat manajer proyek tetap di malam hari, hari ini, kami fokus pada kendala waktu. Kami melihat mengapa mereka penting dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindarinya dari menggagalkan proyek Anda.

Apa batasan waktu?

Kendala waktu adalah keterbatasan durasi yang ditempatkan pada Anda melalui proyek kursus. Pada saat Anda harus menyelesaikan proyek, kapan Anda harus mendorong fitur ke produksi, berapa banyak jam orang yang dapat Anda habiskan untuk suatu fitur, dan sebagainya.

Kendala waktu sering divisualisasikan sebagai jadwal. Misalnya, Anda akan menjadwalkan proyek dengan tenggat waktu untuk fase perencanaan, pengembangan, pengujian, tinjauan akhir, dorongan produksi, dan hand-off.

Setiap keterlambatan dalam salah satu fase mungkin memiliki efek bola salju, mendorong seluruh proyek turun beberapa hari/minggu. Penundaan ini menciptakan kendala yang tidak perlu dan buatan pada pengiriman proyek.

Seorang manajer proyek berusaha untuk menghindari kendala buatan yang muncul di tengah proyek. Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan itu.

10 strategi untuk menghindari kendala waktu

Menghindari keterbatasan waktu bukanlah aktivitas sekali saja tetapi proses yang berkelanjutan. Tim proyek menetapkan struktur dan sistem untuk menghindari menciptakan tekanan pada diri mereka sendiri. Beberapa yang paling efektif menggunakan alat manajemen proyek seperti Clickup. Begini caranya.

1. Perencanaan Proyek

Rencana yang kuat menghindari setengah dari kendala. Buat rencana proyek yang komprehensif yang menguraikan tugas, kiriman, dan tenggat waktu. Gunakan tampilan Kalender Klik untuk melihat bagaimana tugas tugas Anda.

Berikan perhatian khusus pada dependensi. Jika Anda memiliki tugas yang tergantung pada yang lain, mendorong yang terakhir mungkin menggagalkan yang pertama. Tampilan Gantt Chart dapat membantu dalam melacak tugas dan ketergantungan yang tumpang tindih.

Gunakan tahap proyek ini untuk mengevaluasi sumber daya keuangan yang diperlukan untuk menyelesaikan waktu.

Pertama kali merencanakan proyek? Berikut adalah beberapa templat perencanaan proyek yang sangat baik untuk memulai dengan kaki kanan.

2. Prioritas tugas

Ada batasan alami untuk berapa banyak pekerjaan yang dapat Anda lakukan dalam periode tertentu. Memprioritaskan tugas yang tepat sangat penting untuk manajemen waktu yang efektif.

Jika Anda menumpuk terlalu banyak, Anda akan melewatkan tenggat waktu. Jika Anda menjadwalkan terlalu sedikit, Anda mungkin memiliki sumber daya yang tidak digunakan, yang membuang -buang waktu. Jadi, prioritaskan dan jadwalkan untuk mengoptimalkan hasil.

Gunakan daftar prioritas untuk memandu keputusan Anda. Cobalah leveling sumber daya, mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk tugas -tugas kompleks, dan membiarkan tim tetap di jalur.

Minta AI untuk membantu Anda di sini. Tapi bukan sembarang AI. Anda membutuhkan AI kontekstual yang memahami pekerjaan Anda, seperti ini di sini .👇🏼

https://www.youtube.com/watch?v=3ywcmaczz9u

3. Estimasi Waktu Realistis

Jadwal proyek dibuat berdasarkan berapa banyak waktu yang menurut anggota tim akan diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Proses ini, yang disebut estimasi waktu, adalah bagian penting dari manajemen waktu proyek.

Manajer proyek dan anggota tim biasanya mendasarkan peramalan proyek mereka pada kinerja masa lalu. Jika kepatuhan GDPR memakan waktu 20 jam terakhir kali, kemungkinan akan mengambil hal yang sama sekarang.

Namun, perkiraan hanya mungkin tebakan. Untuk memastikan perkiraan Anda seakurat mungkin, bandingkan dengan aktual. Estimasi waktu klik dan fitur pelacakan waktu dirancang untuk tujuan ini.

4. Pelacakan Waktu

Jam jam untuk setiap tugas di timeline proyek Anda. Ada beberapa aplikasi manajemen waktu yang memungkinkan Anda melakukan ini.

Pelacakan waktu Clickup dibangun ke dalam platform manajemen proyek, memungkinkan Anda untuk memulai dan menghentikan pengatur waktu atau menambahkan waktu manual untuk setiap tugas yang sedang Anda kerjakan. Gunakan informasi ini untuk membuat estimasi Anda lebih akurat.

Seiring waktu, kemampuan Anda untuk memperkirakan dan merencanakan akan memperkuat, mengurangi kendala waktu.

Jika Anda menyusun tim baru atau baru mengadopsi klik, berikut adalah sepuluh templat manajemen waktu untuk membantu Anda memanfaatkan pelacakan waktu untuk menghindari kendala di masa depan.

5. Pemantauan Kemajuan Reguler

Jika Anda menyalakan proyek dan membiarkannya berjalan tanpa pengawasan, Anda mungkin akan terkejut ketika tugas tidak dilakukan tepat waktu. Jadi, mengelola kendala waktu membutuhkan pemantauan rutin.

Gunakan perangkat lunak Gantt Chart gratis untuk melacak jika jadwal seperti yang direncanakan. Kustomisasi dasbor klik untuk melihat laporan yang Anda butuhkan untuk melacak kemajuan Anda. Gunakan grafik burn-up dan terbakar untuk mengetahui bagaimana proyek bisa berjalan. Identifikasi penundaan dan buat pengaturan alternatif.

6. Identifikasi Risiko dan Mitigasi

Berapa probabilitas Anda tidak memenuhi tenggat waktu? Apa alasan potensial untuk ini?

Menjawab dua pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko yang Anda hadapi dan mengukur dampaknya pada proyek. Risiko -risiko ini bisa berupa keuangan, operasional, atau bahkan perilaku. Dampaknya mungkin apa saja dari penundaan beberapa hari hingga ketidakmampuan lengkap untuk memberikan proyek.

Sebelum Anda memulai proyek, kumpulkan tim untuk diskusi risiko. Identifikasi dan mitigasi risiko ini untuk memastikan kendala waktu Anda tidak diperburuk.

7. Komunikasi yang ramping

Apa yang tidak diketahui oleh anggota tim Anda, mereka tidak bisa melakukannya. Misalnya, bayangkan situasi di mana kriteria penerimaan untuk fitur tertentu tidak dikomunikasikan dengan jelas. Pengembang mungkin berpikir mereka mengirimkan fitur tersebut, sementara analis yang berkualitas mungkin tidak setuju. Mereka akan mengirim fitur kembali ke pengembang, menambahkan waktu pengerjaan ulang yang tidak perlu.

Hindari ini dengan merampingkan semua komunikasi proyek.

• Dokumen Catatan Rapat, Persyaratan, dan Percakapan Lainnya di Klik Dokumen
• Tulis deskripsi terperinci untuk setiap fitur/kisah pengguna dalam tugas
• Izinkan anggota tim untuk mengklarifikasi apa pun yang mereka butuhkan secara kontekstual di bagian komentar dari tugas
• Tambahkan daftar periksa/item tindakan untuk memastikan kriteria penerimaan untuk setiap fitur selalu berguna
• Selain mereka yang sedang mengerjakan fitur, tambahkan ‘pengamat’ untuk mengklik tugas sehingga mereka dapat melakukan intervensi, jika perlu

8. Manajemen Proyek Agile

Terkadang, proyek tidak berjalan sesuai rencana. Pemangku kepentingan bisnis mungkin membawa perubahan dalam persyaratan. Anggota tim mungkin jatuh sakit dan membutuhkan hari libur yang lama. Organisasi mungkin kekurangan uang tunai. Hal -hal terjadi. Akibatnya, Anda mungkin akan menghadapi kendala waktu.

Agile Project Management dirancang untuk memenuhi kemungkinan seperti itu. Manajer proyek yang gesit diharapkan memperkirakan potensi masalah dan membuat rencana darurat. Atau, setidaknya, mereka harus mengingatkan kepemimpinan dan mengelola harapan.

9. Mengelola pertemuan

“Ini bisa jadi email” adalah meme internet untuk alasan yang baik. Salah satu waktu terbesar menyebalkan untuk tim pengembangan adalah pertemuan, banyak dari mereka yang tidak perlu dan tidak efektif.

Untuk secara konsisten mencegah kendala waktu yang tidak terduga, kelola rapat dengan lebih baik. Tinjau alat manajemen waktu Anda untuk memahami berapa banyak waktu yang ditimbulkan ke rapat. Berdasarkan itu, optimalkan proses Anda.

Lakukan pertemuan hanya untuk kegiatan yang memerlukan diskusi aktif. Timebox mereka dan dorong ke arah item tindakan. Dokumen wawasan dan keputusan utama sehingga Anda tidak perlu menemukan kembali roda di pertemuan berikutnya.

Untuk yang lainnya, gunakan alat kolaborasi yang baik. Komentar dalam tugas klik mengaktifkan percakapan bersarang. Tampilan obrolan klik memungkinkan Anda untuk melihat semua pesan di satu tempat dan mengambil tindakan dari sana.

10. Peningkatan Berkelanjutan

Tim gesit sangat besar dalam peningkatan berkelanjutan, dengan alasan yang bagus. Tim yang terus meningkat dapat memberikan efisiensi dan nilai yang lebih tinggi dalam jangka panjang. Misalnya, Anda telah mengoptimalkan proses kontainerisasi untuk setiap fitur melalui peningkatan berkelanjutan.

Anda kemudian dapat mengotomatiskan seluruh atau bagiannya, menghemat lebih banyak waktu dan upaya. Ini adalah cara penting untuk menghindari kendala waktu secara berkelanjutan.

Taklukkan kendala proyek Anda dengan klik

Kendala tidak dapat dihindari di setiap proyek. Kami akan berpendapat bahwa kendala diperlukan.

Namun, kendala yang tidak terduga dan tidak masuk akal dapat menggagalkan proyek sepenuhnya. Manajemen proyek yang baik harus mencegahnya. ClickUp dirancang dengan mempertimbangkan hal ini.

Dengan klik, Anda dapat mengikuti praktik terbaik untuk menghindari kendala waktu. Klik tugas, sub-tugas, dan daftar periksa memastikan kejelasan persyaratan. Tampilan Calendar dan Gantt Chart memungkinkan pandangan mata burung tentang pekerjaan yang sedang berlangsung.

Dasbor klik menawarkan visibilitas ke dalam kemajuan proyek. Dengan semua sumber daya yang Anda butuhkan, Anda siap untuk menaklukkan kendala proyek Anda dengan klik. Coba klik sekarang secara gratis.

Jelajahi topik artikel